Lažje delo z dokumenti

Kako poiščem dokument?

Kako si olajšam iskanje dokumentov?

Kako naložim datoteko v 4PM?

Kako pošljem obvestilo o novi datoteki?

Kako pošljem povezavo do datoteke?

Dostop do dokumentov je odvisen od uporabniških pravic, vloge na projektu in pravic do vpogleda posamezne mape

Kako poiščem dokument?

V zavihku PROJEKT / DOKUMENTI najprej izberem mapo.
V iskalno polje vpišem iskalni niz – 4PM išče po

• vsebini dokumentov,
• nazivu in
• ključnih besedah,
• v vseh podrejenih mapah.

NAMIG: če ne veš, v kateri mapi iskati, se postavi na najvišjo možno mapo. Preveri tudi, ali imaš pravico dostopa do mape.

V seznamu so prikazani dokumenti, ki ustrezajo iskalnemu pogoju:

• Klik na ime datoteke pokaže njene podrobnosti, komentarje in zgodovino
  
• Dvojni klik na ime datoteke začne s prenosom vsebine na lokalni računalnik
• Klik na lokacijo odpre mapo, kjer je naložena datoteka.

Kako si olajšam iskanje dokumentov?

Vsaki datoteki lahko določite ključne besede, ki vam bodo v pomoč pri iskanju datoteke

Če je bila datoteka naložena pred kratkim, jo lahko poiščete v zavihku / mapi  »zadnje spremembe«, kjer so datoteke naložene po kronološkem vrstnem redu, ne glede na mapo, v kateri se nahajajo:

Kako naložim datoteko v 4PM?

Najhitreje naložite datoteko h komentarju na nalogi (kjerkoli odprem nalogo):

• Dodaj komentar – vpišete poljubno besedilo
• Klik na ikono »priponka«
  
• Lahko NALOŽITE novo datoteko
• Ali POIŠČETE datoteko, ki je že v 4PM (uporabite filtre v obrazcu)
  
• S klikom na zeleno kljukico potrdite vnos povezave do datoteke h komentarju – v polju se izpiše ID povezave
• Po potrebi lahko pošljete obvestilo sodelavcem na projektu ali nalogi.

Datoteko lahko naložim tudi v zavihek PROJEKT / DOKUMENTI:

• Izberem mapo, v katero želim naložiti datoteko
• Kliknem ikono »naloži« datoteko

Kako pošljem obvestilo o datoteki sodelavcem

• PROJEKT / DOKUMENTI -  izberem eno ali več datotek ali map
  
  kliknem na ikono »pošlji obvestilo«,
  dopišem spremno besedilo
  izberem prejemnike sporočila
  in pošljem obvestilo.

• KOMENTAR na NALOGI ali PROJEKTU
  vpiši besedilo komentarja
  vstavi povezavo do dokumentov
  izberi prejemnike in pošlji
  
• POŠLJEM POVEZAVO (url) DO DOKUMENTA
  izberi datoteko
  kopiraj povezavo (url - ctrl+c)
  vstavi kopirano povezavo v sporočilo ali dokument in pošlji.
  

Prejemniki sporočil dobijo aktivne povezave do datotek v 4PM. Po prijavi v 4PM se takoj začne prenos datoteke.

 

 

< nazaj