Lažje delo z dokumenti
Kako poiščem dokument?
Kako si olajšam iskanje dokumentov?
Kako naložim datoteko v 4PM?
Kako pošljem obvestilo o novi datoteki?
Kako pošljem povezavo do datoteke?
Dostop do dokumentov je odvisen od uporabniških pravic, vloge na projektu in pravic do vpogleda posamezne mape
Kako poiščem dokument?
V zavihku PROJEKT / DOKUMENTI najprej izberem mapo.
V iskalno polje vpišem iskalni niz – 4PM išče po
- vsebini dokumentov,
- nazivu in
- ključnih besedah,
- v vseh podrejenih mapah.
NAMIG: če ne veš, v kateri mapi iskati, se postavi na najvišjo možno mapo. Preveri tudi, ali imaš pravico dostopa do mape.
V seznamu so prikazani dokumenti, ki ustrezajo iskalnemu pogoju:
- Klik na ime datoteke pokaže njene podrobnosti, komentarje in zgodovino
- Dvojni klik na ime datoteke začne s prenosom vsebine na lokalni računalnik
- Klik na lokacijo odpre mapo, kjer je naložena datoteka.
Kako si olajšam iskanje dokumentov?
Vsaki datoteki lahko določite ključne besede, ki vam bodo v pomoč pri iskanju datoteke
Če je bila datoteka naložena pred kratkim, jo lahko poiščete v zavihku / mapi »zadnje spremembe«, kjer so datoteke naložene po kronološkem vrstnem redu, ne glede na mapo, v kateri se nahajajo:
Kako naložim datoteko v 4PM?
Najhitreje naložite datoteko h komentarju na nalogi (kjerkoli odprem nalogo):
- Dodaj komentar – vpišete poljubno besedilo
- Klik na ikono »priponka«
- Lahko NALOŽITE novo datoteko
- Ali POIŠČETE datoteko, ki je že v 4PM (uporabite filtre v obrazcu)
- S klikom na zeleno kljukico potrdite vnos povezave do datoteke h komentarju – v polju se izpiše ID povezave
- Po potrebi lahko pošljete obvestilo sodelavcem na projektu ali nalogi.
Datoteko lahko naložim tudi v zavihek PROJEKT / DOKUMENTI:
- Izberem mapo, v katero želim naložiti datoteko
- Kliknem ikono »naloži« datoteko
Kako pošljem obvestilo o datoteki sodelavcem
-
PROJEKT / DOKUMENTI - izberem eno ali več datotek ali map
kliknem na ikono »pošlji obvestilo«,
dopišem spremno besedilo
izberem prejemnike sporočila
in pošljem obvestilo. - KOMENTAR na NALOGI ali PROJEKTU
vpiši besedilo komentarja
vstavi povezavo do dokumentov
izberi prejemnike in pošlji
- POŠLJEM POVEZAVO (url) DO DOKUMENTA
izberi datoteko
kopiraj povezavo (url - ctrl+c)
vstavi kopirano povezavo v sporočilo ali dokument in pošlji.
Prejemniki sporočil dobijo aktivne povezave do datotek v 4PM. Po prijavi v 4PM se takoj začne prenos datoteke.