Poročanje o delu
Poraba delovnega časa je povezana s projektnimi stroški dela. Zato je ključno vedeti, kako zaposlenci porabijo svoj delovni čas:
- kaj delajo (katere naloge),
- koliko časa porabijo.
Projektno delo
Uporabnik poroča o delu na projektnih nalogah.
Pri roki ima:
- podatek o planiranih (dodeljenih) in opravljenih urah,
- zamuda pri nalogi,
- ocena realizacije.
Projektno delo posameznika je pogosto prepleteno z delom drugih, zato je omogočeno tudi dodajanje komentarjev in obveščanje po e-pošti. Uporaba seznama aktivnosti za natančno določanje strukture dela olajša vpisovanje o vsebini dela. To pomeni, da vsi uporabniki poročajo na enak način, kar olajša kasnejše analize in primerjave.
Neprojektno delo
- Je vse delo, ki ni povezano s projekti.
- Odsotnosti: dopusti, bolniške, prazniki.
V povezavi z modulom dopusti imajo uporabniki možnosti vnosa zahtevkov za dopust, spremljanja statusa dopusta (čaka na potrditev, potrjen…) in evidence porabe dopusta.
Nadurno delo
Uporabnik evidentira nadurno delo, tako opravljene kot koriščene ure. Ni več potrebe po dodatnih evidencah.
Kako deluje?
- Uporaba enostavnih obrazcev za dnevno (tedensko) evidentiranje porabe časa,
- pregled nad urami: projektno delo, neprojektno delo, odsotnosti, nadure in evidenca porabe nadur,
- poraba delovnega časa in obračun plač,
- poročanje za sofinancirane projekte (časovnice),
- enkraten vnos v 4PM, ki poskrbi, da so ure pravilno evidentirane in upoštevane v različnih pregledih in izvozih podatkov, tudi če vpise kasneje popravljate ali brišete,
- enostavni obrazci za poročanje o porabljenem času: 2-3 minute na dan.
Vodje projektov imajo pogled na:
- opravljeno delo na projektnih nalogah (dodeljene/realizirane ure) – zdravje projekta / napredek nalog,
- stroške dela, ki so povezani z evidenco porabe časa: vsaka poročana ura uporabnikov je povezana z urno postavko.
Ure, ki jih je treba zaračunati naročniku.
Projektne pisarne (sofinancirani projekti)
- Uporabniki izpolnjujejo časovnice, po vnaprej določenih pravilih.
- Poročane ure zaklenemo za urejanje (brisanje, dodajanje novih) na nivoju projekta ali posameznika.
- Ure, ki so evidentirane v 4PM, lahko izvozimo v predpisana poročila (npr. mesečne časovnice, ki jih prepisujejo organi upravljanja).
- Spremembe pravil v časovnicah enostavno in hitro implementiramo v 4PM.
- Možnost urejanja vpisov za druge osebe.
- Možnost omejevanja obdobja vpisovanja dela.
- Opomniki za vpis dela.
Vodstvo in obračun plač; učinkovito upravljanje z zaposlenimi
- Analiza in primerjava zaposlenih: ali delajo prave stvari na prav način – kakovost dela.
- Načrtovanje zasedenosti zaposlenih: napovedovanje večjega/manjšega obsega dela.
- Priprava obračuna plač: podatki o delu zaposlenih vsebujejo vse ključne parametre, ki so potrebni za obračun plač: opravljeno delo, projektne ure za pravilno knjiženje, odsotnosti: dopusti, prazniki, prevoz na delo, dnevnice in potni nalogi…